Es ist unbestreitbar: Die Zahl der unbezahlten Rechnungen / Bescheide bei Gemeinden und Städten ist seit Jahren unverändert hoch. Dies erfordert ein verändertes Herangehen an die Beitreibung dieser offenen Forderungen.

Offene Außenstände auch bei Kommunen und Behörden

Der Deutsche Städtetag rechnet auch für das laufende Jahr 2023 mit einem Defizit wie in 2022 von € 5,8 Milliarden Euro. Lewe, Sager und Spiegler dazu „Die Phase zwischen den finanziellen Begleiterscheinungen der Corona-Krise und des Ukraine-Krieges war für die Kommunalhaushalte zu kurz, um festen Stand zu gewinnen. Selbst wenn der Ukraine-Krieg nicht zu weiteren Einbrüchen der Wirtschaftsleistung führt, werden die Kommunalhaushalte durch Defizite, real sinkende Investitionen und einen Vermögensverzehr gekennzeichnet sein.“

Da es sich bei den offenen Rechnungen / Bescheiden durchweg um öffentlich-rechtliche Forderungen handelt – entstanden aus Gebühren, Elternbeiträgen, Bußgeldern und Gewerbesteuern – müssen die Kommunen, neben einer Überprüfung eigener Aufbau- und Ablauforganisation, nach effektiven Wegen und maßgeschneiderten Lösungen Ausschau halten, um diese Forderungen einzuziehen. Und dies im Idealfall ohne bürokratischen Mehraufwand und zusätzliche Kosten. Da es keine bundesweite, einheitliche Regelung zur Beitreibung dieser Forderungen gibt, stehen viele Gemeinden und Städte oft vor der Farge: Soll ich die offenen Außenstände von externen anmahnen bzw. hereinholen lassen, also auslagern, oder wie kann ich dies im eigenen Haus optimal erledigen?

Und genau hier setzt das Telefoninkasso an. Ja, Sie haben richtig gehört! Man kann mit dem Telefon erfolgreich „Telefoninkasso – Inkassomanagement“ betreiben, ohne zig Mal zu mahnen, den Rechtsanwalt einzuschalten oder sogar gerichtlich bzw. durch konsequente Umsetzung vollstreckungsrechtlicher Möglichkeiten gegen den Säumigen vorzugehen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt hier im Aufbau einer Beziehungsebene am Telefon während des Telefonats mit dem Schuldner.

Telefoninkasso als ein Bestandteil des öffentlich-rechtlichen Forderungsmanagement nimmt stetig an Bedeutung zu und hat auch schon bei vielen Behörden und Kommunen Einzug gehalten. Durchgeführte Pilotprojekte haben sich dabei bestens bewährt. Die EU-Politik / das EU-Parlament hat es wie folgt ausgedrückt: „Die Logik des frühzeitigen Anrufs: Frühzeitige Anrufe vermindern das Konfliktpotential und führen eher zum Erfolg. Ganz wichtig dabei: Wie verhält man sich, wenn man einen Schuldner…nach Fälligkeit der Rechnung anruft?“

Je früher, desto besser!

Kommunen und Behörden als Dienstleister des Staates gegenüber den Bürgern sollten sich deshalb verstärkt mit Alternativen auseinandersetzen. Warum und wie, dass zeigen seit Jahren erfolgreich umgesetzte Projekte im Bereich Telefoninkasso bei der Beitreibung von offenen Außenständen in der Privatwirtschaft.

Dabei wird auf bestehendes Verwaltungspersonal zurückgegriffen, das durch entsprechende Workshops zur Fachwissensvermittlung für diese Zusatzaufgabe qualifiziert wird. Neben der effektiven Auswertung verwaltungsinterner und externer Informationsquellen über den Schuldner zur Informationsgewinnung, natürlich DSGVO konform, steht hier die für den Verwaltungspraktiker richtige und optimale Ansprache des Schuldners an erster Stelle. Mit dem Ziel einer hohen Erfolgsquote bei der Beitreibung und dies bei geringer Niederschlagungsquote.

Dies fördert das Leistungspotential der Verwaltungsmitarbeiter*innen sowie deren breite dienstliche Verwendbarkeit bei Erhöhung der Qualität und Flexibilität der Verwaltung.

Ganz wichtig dabei: Wie und zu welchem Zeitpunkt kann dieses Instrument erfolgsorientiert in den Verwaltungsablauf eingebunden und angewendet werden? In der Praxis hat es sich gezeigt, je früher der Anruf erfolgt, umso erfolgreicher verläuft das Gespräch und damit auch das Ergebnis.

Fazit:

Jede Gemeinde und Stadt in Deutschland, die nennenswerte Außenstände in Ihren Büchern zu verzeichnen hat, sollte sich von fachkundiger Stelle zum Thema Telefoninkasso, Durchführung im eigenen Haus, beraten lassen. Fachkundige Trainer und Berater, wie es Udo Peilicke seit dem Jahr 2000 auf diesem Gebiet ist, stehen hier hilfreich zur Seite. Von der Stellung im Prozess, der Planung, der Durchführung bis hin zum sofort anwendbaren Gesprächsleitfaden einschließlich der Einwandbehandlung – alle Themen sollten dabei professionell und umfassend im durchgeführten Workshop behandelt werden.